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如何规划办公空间,让办公收纳事半功倍?

未知      2018-02-09           14       
据统计:一个现代商务人士,平均每天会接收大约190类形形色色的信息,一年花在找东西上的时间大约是150小时。

如果按照每天8小时工作时长计算,这也就意味着,一年将会耗用近19天的工作时间用于找东西。

 

那些容易发生“找东西”的办公室,一般会有这样的场景:办公空间装修时未考虑收纳空间,美美的环境很快被杂物堆满;每个人都分配了收纳空间,可东西还是随手乱放,用时经常找不到;行政人员每天被无数人问东西在哪里……这些看似是收纳技能及个人习惯导致的问题,其实背后大有文章,隐患来源于办公空间的不合理规划。

 

井然有序的办公环境,是可以带来愉悦感,让工作事半功倍的。作为职业整理收纳咨询师,我将以我参与设计的办公空间设计为例,从人性化视角来聊一聊,如何通过规划办公收纳空间,提升办公效率,并且节省行政开支。

 

办公收纳空间的规划,要从三个方面进行考量,即人的行为动线、物品的收纳系统、空间的可变性。

 

行为动线,允许“犯懒”自然发生
 

 

人有犯懒的天性,在行为上表现为怎么方便怎么来,哪里顺手放哪里。办公空间装修完成后,格局和收纳空间的可变性就会降低,所以在办公空间设计之初,除了要考虑未来公司人员结构的变化外,还要考虑人的行为动线,不要指望人会为了保持环境而改变自己的行为习惯。

 

 

以我参与的办公空间设计为例,在入门区域设计了包含挂衣区、放鞋区、个人Locker区的功能型墙柜。这样的设计,是基于原办公室的观察:大多数员工上班时会把外套、随身包堆放在座位周边,占用办公位,工作空间局促难受,视觉效果多显凌乱。

 

有了这排墙柜,冬日可脱掉厚重外套、依次挂放,夏季时可立刻取下备用薄衫;如遇雨雪天气,还可以将更换下的鞋子搁置于挂衣区下层,避免将办公区域弄脏、弄湿;每位员工分配专属Locker,各自可将贵重包袋、健身装备、女性私密物品等放入其中。

 

通过该区域设置,将脱衣、换鞋、放包、取物几条重复动线精简为一,减少了行为步骤,并将行为发生相关物品沿着动线集中收纳,所有人都感受到空间设计上的友好,并极大降低了遵守与记忆物品收纳的难度,办公收纳也得以呈现整齐一致的视觉效果。

 

我把上面的设计归结为动线最短及行为顺畅,考量的是使用场景中人行为的自然发生,物品拿取便利、放回也很便利。如此一来,收纳规则自然会被更多人所接受、遵守,有利于办公环境的维护。

 

 

此外,在这个案例中,办公区域中轴铺上颜色、材质相同的地毯,将不同功能块区域串联起来,亦是动线最短的一种辅助表达,在空间上潜移默化影响行为的正确发生。

 

根据办公事件的场景,顺应发生的行为动线,并将物品收纳系统与行为步骤相匹配,可以提升办公收纳事半功倍的效果。那么,应该如何匹配人的行为发生而做物品的收纳系统呢?

 

收纳系统,为办公空间创建“物品地图”

进入办公室主要职责是“工作”,很难让所有人都拿出专门精力维护环境,而每个人的行为又确实对办公空间产生了影响,尤其办公室里充满各种公共物品,如何让大家记住这些物品的位置,并养成从哪拿放哪去的习惯呢?我要提一个概念,就是物品收纳系统,它要从人的使用角度出发,在考虑“容易看到”、“方便拿到”之前,更要思考是否“方便放回”。只有易于看到、易于取与放,才是好用的收纳状态。

 

 

在这个办公空间的茶水间设计上,操作台自左向右放置了微波炉、烧水壶与咖啡机,皆顺应了多数人右手操作电器的习惯。根据使用场景与拿取便利的角度,微波炉下柜用来收纳高频使用的碗碟、微波器皿、微波食品等相关物品,而上柜则收纳中低频使用的餐具类物品;中右侧吊柜用以收纳冲泡饮品等物品,如茶杯、茶叶、咖啡豆,而下方收纳柜则收纳较重的物品,如牛奶、咖啡机清洁剂等;已开封的、高频使用的茶叶、咖啡豆可收纳于吊篮里。

 

 

同理,在大型办公物品的摆放上,也要从人的使用角度考量,尤其是打印机、饮水机、文件柜这些公共电器与家具,应考虑使用者能就近可取。比如打印机附近收纳打印纸、墨盒;饮水机附近收纳一次性水杯;传真机附近收纳记录纸笔;投影仪附近收纳遥控器、转接口、遥控笔等相关物品。

 

根据使用场景确定物品收纳的位置,不仅便于取放,也是为办公空间建立“物品地图”,犹如给每个人大脑装了GPS,根据场景自然联想物品的位置,便于记忆,更有利于养成物归其位的好习惯。

 

办公物品分类一目了然,也能帮助行政人员进行在库管理,避免不必要的重复购买,节省行政开支。

 

可变性,让办公空间适应更多可能
 

 

当下,办公已日益趋向需求多样化、形式灵活化、体验智能化等特点,故在办公空间的规划上,尤其是一些成长型的创业公司和联合办公空间,应多多考虑空间的可变性。收纳系统的布局因为不可逆,所以需提前匹配空间布局、做好系统规划。

 

 

在此案中,设计之初考虑到公司未来业务的拓展,便打造了具有收纳功能的模块化阶梯区,可以根据公司发展情况扩大或缩小阶梯区与办公区的比例。这张图片就是阶梯区的日常,没有摆拍,为什么能做到如此的井然有序呢?其实是在阶梯上设计了隐藏式收纳,会议坐垫、沙包、文具、投影工具皆可轻松收纳入模块内。

 

 

有限的办公空间里,物品和人是源源不断增加的。在操作这个案例时,考虑了3-5年的长期规划,将分隔墙体、窗边矮柜都辅以收纳功能,为空间可变提供了充足的收纳支持。

 

 

现代化办公要尊重员工的多样性,依靠一人一位的管理是对人的束缚压抑,尤其是创意型公司,可以尝试非固定工位的模式。其实支持可变性、移动化的办公环境更有利于团队协作环境的养成。

 

办公空间仅仅追求设计感是不够的,想要保持井然有序、舒适的环境,就不能忽视人的行为需求,从收纳的视角出发,思考人的行为与空间的联动,才能治标又治本地解决“找不到、理还乱”的办公收纳痛症。

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